Để công việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thì việc lên kế hoạch là một bước làm quan trọng hàng đầu mà công ty phải hoàn thành đầu tiên. Khi đã có một kế hoach chi tiết và cụ thể sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được vấn đề về thời gian, giảm thiểu chi phí tốt nhất trong việc thay đổi văn phòng. Hôm nay, chuyển nhà Kiến Vàng sẽ hướng dẫn bạn các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Bạn là người được giao nhiệm vụ tìm văn phòng mới cho công ty thì việc đầu tiên cần làm là phải xác định địa điểm đặt thuê văn phòng phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty để lên kế hoạch cụ thể. Tùy từng ngành nghề kinh doanh mà công ty bạn đang hoạt động: có thể thuê văn phòng theo địa chỉ tầng phòng của tòa nhà hoặc lựa chọn việc thuê căn hộ của các cá nhân…Bạn  nên tìm hiểu nhiều địa chỉ khác nhau để có thể so sánh được không gian, môi trường và chi phí, như vậy công ty bạn sẽ có hướng xác định đúng đắn trong việc chuyển văn phòng. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết giúp bạn biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất. Việc phân công nhân viên trong công ty tham gia vào quá trình chuyển văn phòng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Sau khi xác định được địa điểm thuê bạn cần chuẩn bị phương án lên kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt.

Dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt

• Kinh phí thuê địa điểm văn phòng mới:
• Kinh phí vận chuyển: Thuê xe riêng hoặc thuê đơn vị vận chuyển trọn gói
• Kinh phí thiết kế và trang trí nội thất.
• Kinh phú mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng
• Kinh phí di chuyển điện thoại internet từ văn phòng cũ sang văn phòng mới

Xác định thời gian chuyển văn phòng

Bạn sẽ phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào? Trong trường hợp này Chuyển Nhà Kiến Vàng khuyên bạn nên tư vấn cho lãnh đạo lựa chọn thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc. Nếu công ty bạn không thống nhật được thời gian vào ngày cuối tuần thì có thể chuyển sang ngày làm việc thông thường: lưu ý nhân viên các bộ phận liên quan sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tớ việc kinh doanh của công ty. Sau khi thống nhất với ban lãnh đạo được thời gian chuyển văn phòng. Bạn cần gửi thông báo thời gian thanh lý hợp đồng thuê nhà cho đối tác biết trước ít nhất 30 ngày.

Sắp xếp, đóng gói đồ dùng trong văn phòng

Chỉ đạo, hướng dẫn mỗi nhân viên trong công ty cách sắp xếp đóng gói đồ dùng cá nhân để tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển.

Vật dụng cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng: Thùng carton, thùng xốp, băng keo, dây quấn… (Lưu ý: bạn nên chuẩn bị số lượng lớn thùng carton để đóng gói)

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm những vật dụng như vải mềm, báo, mút xốp, để có thể đóng gói những thiết bị văn phòng dễ vỡ. Công việc này bạn có thể giao cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân chủ động chuẩn bị và phát lại cho cá nhân và phòng ban theo số lượng cần thiết.

Trong quá trình chuẩn bị không tránh khỏi những khó khăn. Bạn có thể liên hệ sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng qua số Hotline 0961 729 729 . Kiến Vàng cam kết bạn sẽ không cần mất thời gian chuẩn bị vật dụng đóng gói, nhân công và phương tiện vận chuyển. Chúng tôi chuyên cung cấp đầy đủ dịch vụ trước và sau quá trình chuyển văn phòng. Điều này giúp công ty bạn giảm thiểu được thời gian chuẩn bị vật dụng và nhân công nhanh chóng đi vào hoạt động ở văn phòng mới.

Hoàn trả mặt bằng

Thông báo cho đối tác hay chủ nhà của văn phòng cũ thời gian đến kiểm kê, xác định tài sản khi hoàn trả mặt bằng. Sau đó lập văn bản có xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này.

Trên đây là những lưu ý cần thiết mà Kiến Vàng muốn chia sẻ đến các bạn, hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc chuyển văn phòng đến địa điểm mới.

Download mẫu Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng tại đây

Trên đây là những lưu ý mà chúng tôi nghĩ các bạn nên tham khảo qua trước khi chuyển văn phòng. Và để có thể hỗ trợ nhiều hơn nữa, tốt hơn nữa,

Quy trình chuyển nhà trọn gói của Kiến Vàng

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Kiến Vàng tiếp nhận yêu cầu chuyển nhà trọn gói của khách hàng qua tổng đài ((02439)978 978  hoặc Hotline 0961 729 729 nhân viên của chúng tôi sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu chuyển nhà của bạn.

Bước 2: Khảo sát báo giá & ký hợp đồng

Ngay khi tiếp nhận yêu cầu chuyển nhà của khách hàng, nhân viên của Kiến Vàng sẽ sắp xếp lịch hẹn khảo sát, tư vấn và báo giá trực tiếp tại nhà khách hàng hoàn toàn miễn phí.

Trong trường hợp bạn muốn nhận báo giá qua điện thoại, nhân viên của Kiến Vàng sẽ gọi là cho bạn trao đổi trực tiếp với bạn về:

• Thời gian vận chuyển
• Liệt kê đồ dùng trong gia đình bạn
• Lưu ý đồ cồng kềnh, đồ dễ trầy sước, đồ dễ đổ vỡ
• Từ tầng mấy lên tầng mấy (đi đường hầm hay đường sảnh đối với chuyển nhà chung cư)
• Khoảng cách từ nhà ra chỗ đỗ ô tô
• Địa hình vận chuyển có gặp khó khăn

Khách hàng và Kiến Vàng sẽ trao đổi về phương thức vận chuyển cũng như giá cả. Nếu khách hàng đồng ý hai bên tiến hành ký hợp đồng vận chuyển khách hàng đặt cọc tối thiểu 20% giá trị hợp đồng.

Trong trường họp khách hàng cần vận chuyển ngay hoặc báo giá qua điện thoại, hợp đồng sẽ được ký trước khi vận chuyển.

Bước 3: Đóng gói & Vận chuyển

Kiến Vàng sẽ lên lịch, sắp xếp nhân công, xe cộ, vật liệu bọc lót và trang thiết bị cần thiết. Trong trường hợp khách hàng có nhiều đồ cá nhân cần tự đóng gói chúng tôi có thể chuyển thùng carton tới trước.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản về chuyên môn, tháo lắp, đóng gói, bọc lót hết sức tỉ mỉ nên quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm.

Chúng tôi chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho mọi đồ đạc. Không bao gồm các tài sản quan trọng như tiền mặt, vàng bạc, đá quý… và những mặt hàng trái pháp luật.

Bước 4: Lắp đặt & Bàn giao

Kiến Vàng có trách nhiệm lắp đặt và bàn giao nguyên hiện trạng trước và sau khi vận chuyển. Trường hợp xảy ra đổ vỡ, mất mát chúng tôi cam kết bồi thường 100% giá trị tại thời điểm hiện tại.

Bước 5: Nghiệm thu thanh toán

Kết thúc quá trình vận chuyển khách hàng kiểm tra lại đồ đạc đã vận chuyển. Nếu khách hàng cảm thấy hài lòng thanh toán số tiền còn lại cho nhân viên chuyển nhà.

Kiến Vàng xin ý kiến của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhân viên chúng tôi sẽ thay mặt công ty chuyển nhà Kiến Vàng cảm ơn quý khách hàng đã tín nhiệm. Chúc quý khách hàng PHÁT TÀI, PHÁT LỘC.

Mọi chi tiết quý khách xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN KIẾN VÀNG HÀ NỘI

Địa chỉ:  Số 105 Ngõ 325 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: (02439)978 978  Hotline: 0961 729 729 - 0704 682 682

Vận Chuyển Kiến Vàng kính chúc quý khách hàng sức khỏe và thành công!